Come gestire le riunioni con il team?

Riunioni fiume, inconcludenti, che durano ore? 

Come mantenere l’attenzione dei propri interlocutori e rendere utile e divertente lo scambio di idee e opinioni durante un briefing?

Il consiglio di Valeria Forzano, Professional Training & Coaching Consultant, Partner di Strategia&Controllo.

Il primo accorgimento è sicuramente quello di capire in quale tipo di riunione ci troviamo:

• è una riunione in cui il nostro contributo è importante per trovare una soluzione o il nostro compito è presentare problemi e difficoltà?
• Oppure è una riunione in cui noi siamo stati convocati solo per prendere ascoltare la decisione presa in altri contesti? 

Nel secondo caso non ci sono speranze, rispetto al primo caso invece dobbiamo chiederci: 

“Come possiamo aumentare e valorizzare il contributo da parte di tutti i partecipanti?”

Basta chiedere!

Chiediamo ad ogni persona:

• Tre idee
• Tre soluzioni 
• Tre Perplessità 

Oppure

• Un’idea
• Una soluzione
• Una perplessità 

In questo modo avremo molto più materiale da condividere, sul quale discutere ma anche opinioni utili all’elaborazione di idee nuove. 

Questo naturalmente renderà tutti i presenti più vivi e partecipi, inoltre le soluzioni saranno più complete perché inclusive di punti di vista differenti. 

Un altro accorgimento è quello di pensare al finale, come chiudere una riunione?

Una riunione non si può chiudere se non sono stati assegnati compiti precisi ad ogni partecipante.

Prima di terminare ogni persona deve avere chiaro il suo ruolo, cosa deve fare rispetto a ciò che è stato deciso, in questo modo saremo sicuri di passare dalle parole ai fatti.