Contingency Plan per affrontare l’inaspettato

Nel Business bisogna sempre aspettarsi l’inaspettabile

Undici erano le crisi conosciute nella letteratura delle crisi aziendali, alcune originarie all’interno dell’impresa come la crisi organizzativa, manageriale, proprietaria, finanziaria, altre invece hanno origine all’esterno come quella reputazionale o settoriale.

In questo momento stiamo vivendo una nuova crisi mai affronta nell’economia moderna, la crisi pandemica, che porta con sé conseguenze profonde a livello economico e umano. Come può un’azienda misurare e valutare l’impatto della pandemia sulla sua attività? Quali fattori sono da considerare in questo scenario tumultuoso?

Nelle situazioni di crisi ogni azienda reagisce nel modo in cui ritiene opportuno. Esistono diversi approcci alla gestione della crisi influenzati ovviamente dall’esperienza dell’imprenditore e dai collaboratori che popolano l’azienda.

Diventa strategico per chi si trova oggi in situazioni di discontinuità governare alcuni strumenti di gestione della crisi che sistematizzano e proceduralizzano l’ambito di intervento. Il primo tra questi è il Contingency Plan, uno strumento utile nato a metà degli anni ‘70 per individuare le immediate azioni da intraprendere per garantire la continuità del business, priorità di ogni azienda in questo momento. 

Di seguito riassumiamo i sei step fondamentali per salvaguardare il proprio business e provvedere alla stesura del Contingency Plan (Piano di emergenza):

TEAM

In situazioni di difficoltà è fondamentale individuare una cabina di regia multidisciplinare, un team o un manager, il CRO (Chief Restructuring Officer), dedicata alla gestione crisi capace di garantire un adeguato focus e presidio dell’emergenza. Figure professionali dotate di competenze trasversali che sappiano orientare la rotta della pianificazione strategica, della salvaguardia dei dipendenti, della supply chain, dei clienti. Comunicatori affidabili che assicurino un corretto flusso di informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda.

SCENARI

L’entrata della crisi porterà una discontinuità nella gestione aziendale. 

Immaginare scenari alternativi, pensare in anticipo rispetto all’evolversi dei fatti, aiuta a prendere le decisioni con tempestività. Cosa succederebbe se chiudesse un fornitore strategico? Cosa succederebbe se chiudesse un cliente? Cosa succederebbe se capitasse un nuovo lockdown generalizzato? Ad esempio Modefinance ha ipotizzato tre scenari per settore di attività aziendale basati su altrettanti scenari di fatturato.

L’obiettivo degli scenari “non è prenderci, ma evitare di essere presi completamente di sorpresa”. 

FORNITURA E PRODUZIONE

L’impresa deve garantire un’adeguata fornitura al magazzino, monitorare e stabilizzare la filiera produttiva valutando l’impatto della crisi sulla supply chain. L’azienda deve monitorare la stabilità anche delle fonti di approvvigionamento, magari stringendo nuovi patti con i fornitori strategici o cercandone di nuovi, in vantaggio rispetto ai competitors, per assicurarsi la continuità della produzione.

ASCOLTARE IL MERCATO

Ascoltare il mercato, capirlo e saper intercettare i cambiamenti in atto per adeguare l’offerta. Con il supporto del team interno è utile eseguire ricerche di mercato per individuare le nuove richieste del target di riferimento. In questi mesi di pandemia abbiamo assistito ad un rapido mutamento delle abitudini dei consumatori, più orientati all’acquisto di prodotti essenziali ed alla casa, all’home entertainment e alla rapida progressione di alcuni canali di vendita come l’e-commerce.

AREA ECONOMICO FINANZIARIA

Per quanto riguarda l’area economico-finanziaria il team finance deve analizzare la situazione contabile esistente. Prende prima importanza nel Contingency plan la liquidità aziendale. È centrale dunque che l’impresa si doti di presidi adeguati per il monitoraggio prospettico della tesoreria a brevissimo termine, pena la continuità aziendale. 

Con l’aiuto di scenari alternativi si facilitata la stima della capacità di resistenza dell’azienda con le disponibilità liquide attuali, si possono valutare oggi eventuali necessità di indebitamento futuro o eventualmente ipotizzare altre azioni strategiche per la gestione delle spese come joint venture o disinvestimenti.

COMUNICAZIONE

L’area di comunicazione interna ed esterna all’azienda viene coinvolta per implementare un dialogo trasparente con dipendenti, collaboratori, investitori, banche e clienti. Avere il totale controllo sugli eventi non è sempre possibile, ma una corretta comunicazione aiuta a creare un rapporto di fiducia tra impresa e stakeholder. 

Il piano di contingenza quindi è la soluzione immediata a disposizione dell’azienda in risposta o in previsione ad una crisi interna o esterna all’azienda, per minimizzare l’impatto. La durata dell’azione di solito è tre-sei mesi e si occupa principalmente di salvaguardare la continuità aziendale dal punto di vista finanziario. Le operazioni strategiche invece coinvolgono un piano operativo di una durata maggiore, ma in un momento di crisi spesso il tempo è proprio il fattore che viene a mancare per primo.