Elementi normativi dello Smart Working

In un momento di calma lo Smart Working può essere uno strumento competitivo importante perché permette di mantenere una collaborazione anche con chi ha difficoltà a raggiungere la sede fisica dell’azienda. Inoltre permette di acquisire nuove risorse abbattendo qualsiasi tipo di barriera spazio temporale permettendo così l’acquisizione di competenze differenti a distanza.

Ne abbiamo parlato con Giordano Milan dello Studio Milan di Rovigo durante il VIDEOSALOTTO 4.0 del 19 marzo, dedicato allo Smart Working, analizzando nello specifico alcuni aspetti della normativa che regola questa modalità di lavoro.

Apre il webinar Alessandra Gruppi, CEO di Strategia&Controllo ricordando alcuni temi affrontati durante uno degli ultimi Salotti di Management a tema indicatori di crisi. Alessandra proprio in questa occasione ha ricordato l’importanza di dotarsi di un assetto organizzativo solido, compatto e snello per rispondere alle turbolenze del mercato in modo tempestivo. Il cambiamento che stiamo vivendo in queste settimane però ha accelerato tutti i processi di digitalizzazione nelle aziende. 

Quindi se un mese fa potevamo parlare di leva competitiva, oggi si tratta più che altro di necessità. Bisogno di cambiare velocemente le dinamiche aziendali, senza confondere lo  Smart Working con il Telelavoro.

Abbiamo parlato dei pilastri sui quali si basa questa modalità di lavoro in uno dei nostri articoli: “Smart Working, quattro regole fondamentali”. 

Il concetto fondamentale è quello di rivalutare la modalità di organizzazione del lavoro e dei dipendenti svolgendo come datore di lavoro una funzione di controllo ma anche di stimolo, incentivando i collaboratori alla produttività. 

La rivoluzione digitale ha portato con sé un cambiamento nei comportamenti e nei bisogni delle persone che chiedono e offrono sempre maggiore flessibilità. Questa nuova dinamica avanguardista però, si scontra con un’organizzazione del lavoro che è rimasta radicata ad una vecchia concezione. Da questa riflessione emerge la differenza sostanziale tra telelavoro, che sposta semplicemente la sede fisica di lavoro dall’azienda al domicilio e Smart Working.

Nella situazione di emergenza che stiamo vivendo, dove l’imprenditore è chiamato ad agire in maniera rapida, è però importante non trascurare l’aspetto normativo che regola il rapporto di lavoro per tutelare le parti coinvolte.

Durante questa crisi infatti molte aziende stanno sperimentando una modalità di “Smart Working semplificato”.

Nonostante la libertà e l’autonomia che viene lasciata ai dipendenti che lavorano in Smart Working, il lavoro agile resta un rapporto di lavoro subordinato che si realizza mediante un accordo tra le parti.

L’accordo prevede una serie di linee guida per tutelare sia il datore di lavoro ma anche il dipendente: 

1. Definizione di Smart Working In questo primo punto si specifica che cosa viene inteso per Smart Working, ovvero una filosofia manageriale che si basa sulla restituzione al lavoratore di flessibilità e autonomia soprattutto nella scelta degli spazi e degli orari di lavoro. L’attuazione di questa modalità di lavoro è possibile attraverso l’utilizzo di strumenti tecnologici che permettono una maggiore responsabilizzazione del collaboratore in termini di risultato, infatti il lavoratore agirà in ottica degli obiettivi da raggiungere. Si inizia proprio cambiando le leve della leadership e della cultura aziendale, si modifica poi il sistema di monitoraggio e valutazione dei risultati. Questa modalità di lavoro viene regolata da una policy da una normativa aziendale che deve essere di supporto nell’organizzazione del lavoro.
2. Luogo prestabilito della prestazione in modalità “lavoro agile” È importante stabilire il luogo della prestazione di lavoro agile perché il datore di lavoro può negare determinati ambienti di lavoro al subordinato per tutelare i dati dell’azienda. Può succedere anche che la prestazione del lavoratore agile non vada resa totalmente all’esterno dell’azienda, ad esempio le parti possono individuare previo accordo una giornata di lavoro nella sede fisica dell’azienda
3. Orario di lavoro (limiti e riposi) Le parti devono concordare dei limiti orari che devono rispettare ovviamente la durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, ovvero 48 ore. Il datore può comunque richiedere la reperibilità obbligatoria in determinate fasce orarie.
4. Fasi cicli e obiettivi di lavoro Come già detto in precedenza lo Smart Working cambia la leadership aziendale e la sua organizzazione interna dal profondo, spingendo i suoi collaboratori a lavorare per obiettivi definiti. Il lavoratore dovrà per cui allineare, pianificare e rendicontare le attività nei tempi prestabiliti, riepilogando il resoconto al superiore.
5. Diritto alla disconnessione Il diritto alla disconnessione deve essere incluso nell’accordo scritto perché i tempi di riposo del lavoratore devono essere assicurati, sapendo scindere i momenti di lavoro dai momenti di riposo.
6. Strumentazione di lavoro L’azienda deve mettere il subordinato in condizione di poter svolgere le attività lavorative, mettendo a disposizione gli strumenti tecnologici adeguati, hardware, software e piattaforme online. Per la tutela di entrambi nell’accordo scritto deve essere disciplinata la modalità di utilizzo degli stessi, permettendo così al datore di esercitare il potere di controllo in caso di violazione della normativa.
7. Sicurezza sul lavoro Anche per il lavoratore a distanza è fondamentale tutelare la sicurezza e più dettagliata sarà la lista dei rischi che può correre il lavoratore durante lo svolgimento dell’attività lavorativa più le parti saranno tutelate.
8. Riservatezza e custodia dei dati È fondamentale includere questa parte nell’accordo scritto per la sicurezza della documentazione aziendale o altre informazioni riservate.
9. Durata dell’accordo – recesso e proroga Il contratto di Smart Working non è un contratto a sé, ma una modalità che va ad integrare quest’ultimo. Per cui può essere a tempo determinato o indeterminato, dal quale si può comunque recedere solitamente entro i 30 giorni.
10. Retribuzione In quest’ultimo punto viene definita la retribuzione, il lavoratore agile non deve comunque avere un trattamento economico inferiore rispetto ai colleghi che svolgono le medesime attività in azienda.

La regolazione del telelavoro nel momento di crisi che stiamo vivendo oggi, non richiede una forma scritta, le tutele quindi non sono le stesse che sarebbero in vigore con la modalità di lavoro Smart vera e propria. Da questo articolo possiamo dedurre quindi che più l’accordo scritto è compilato in maniera dettagliata più le parti coinvolte sono tutelate, includendo le rispettive sanzioni in caso di violazione.